ارزش یک نوت بوک صورتجلسات نه تنها در محتوای مکتوب آن، بلکه در نحوه استفاده از آن برای تبدیل-اطلاعات سایت به مبنایی قابل اعتماد برای اقدامات بعدی است. تسلط بر روشهای استفاده مناسب برای هر سناریو میتواند یادداشت-گرفتن از کپی غیرفعال را به راهنمایی سازمانیافته، و از ترکیبی آشفته یادداشتها و یادداشتها به روایتی واضح تبدیل کند.
آماده سازی قبل از جلسه اولین گام است. اندازه و قالب نوت بوک را با توجه به ماهیت جلسه انتخاب کنید: یک نوت بوک بزرگ-مسطح برای موضوعات پیچیده که نیاز به طراحی چند صفحه ای دارند مناسب است، در حالی که یک نوت بوک کوچک و سبک وزن برای جلسات سریع ترجیح داده می شود. علامتگذاری قسمتهای موضوع، جدولهای زمانی و ستونهای اقدام از قبل در صفحات داخلی میتواند باعث کاهش مکث در قالببندی در طول جلسه شود. اگر جلسه شامل چند سخنران است، از قبل{7}}نوشتن مخفف سخنران یا شناسه دپارتمان در سرصفحه، ارجاع سریع را تسهیل می کند و از مشکلات در شناسایی پس از جلسه جلوگیری می کند.
در طول جلسه، تمرکز باید بر درک ساختار و نکات کلیدی باشد. لازم نیست کلمه به کلمه باشد. در عوض، روی مسائل اصلی تمرکز کنید، اطلاعات را پیرامون نتیجه گیری، دلایل، اقدامات و طرف های مسئول فیلتر کنید. از اختصارات و نمادهای ساده برای حفظ سرعت نوشتن در هماهنگی با دستور جلسه استفاده کنید. داده های کلیدی یا متون نقل قول شده را با کادرها یا نشانگرهای رنگی{3}}برای شناسایی آسان در حین بازبینی برجسته کنید. برای حفظ قابلیت ردیابی کلی، شماره صفحه را به موضوعات تازه معرفی شده در فهرست مطالب اضافه کنید. اگر از یک دفترچه{6}} شل استفاده می کنید، به طور موقت موضوعات مختلف را جداگانه ذخیره کنید تا از سردرگمی جلوگیری شود.
سازمان پست{0}}بسط حیاتی این روش است. در حالی که حافظه هنوز واضح است، به سرعت اطلاعات پس زمینه از دست رفته را به هر صفحه اضافه کنید، وضوح و امکان سنجی موارد اقدام را بررسی کنید و ضرب الاجل های تکمیل را مشخص کنید. برای بازیابی آسان در آینده، یک فهرست ساده از شماره صفحات به نام موضوعات ایجاد کنید. در صورت لزوم صفحات مهم را برای کپی های الکترونیکی اسکن کنید و تجربه لمسی کاغذ را با سهولت انتشار دیجیتال متعادل کنید. اگر یادداشتها نیاز به بررسی دارند، ترتیب و تأکید را بر اساس عادتهای خواندن گیرنده تنظیم کنید تا مطمئن شوید اطلاعات به مرحله تصمیمگیری میرسند.
وقتی چند نفر با هم همکاری می کنند، روش باید استانداردهای مشترک را در بر بگیرد. برای جلوگیری از سوء تفاهم از یک سیستم نماد یکپارچه و جدول اختصاری استفاده کنید. اگر چند نفر به نوبت می نویسند، ضبط کننده و بازه زمانی را در گوشه صفحه برای ردیابی آسان مسئولیت و تفاوت های سبکی مشخص کنید. هنگام تحویل دفترچه، توضیح شفاهی مختصری ارائه دهید، به مسائل حل نشده اشاره کنید و موارد را پیگیری کنید تا از شکاف اطلاعاتی جلوگیری کنید.
تبدیل کردن سوابق به نیروی محرکه{0}}روش استفاده از دفترچه یادداشت صورتجلسه، ویژگیهای ابزار را با مهارتهای سازمانی انسانی ترکیب میکند و اطمینان میدهد که هر یادداشت با اهداف جلسه ارتباط نزدیک دارد. هم فرآیند واقعی را حفظ می کند و هم یک نقشه راه روشن برای اجرای بعدی ایجاد می کند. استفاده از نوت بوک در این راه، ضبط دیگر یک عمل ثانویه نیست، بلکه نیرویی خاموش است که همه چیز را به جلو می برد.
